3 Farklı Fasilitasyonla Plus-Delta Geri Bildirim Deneyimi
2.5 saatlik time-box içerisinde vardığımız nokta ise herkesin genel hatlarıyla Liberating Structures yaklaşımını öğrenip deneyimlediği, güncel problemlerimiz ile ilgili fikrini belirtip bir öncelik listesi çıkmasında ortak adım atmamızı sağlayan bir aktivite oldu.
Geri bildirim, alıcı ve gönderici arasındaki geriye bilgi akışı, iletişimle ilgili bir olgu olarak tanımlanıyor farklı kaynaklarda.
Birlikte çalışan bireyler, takımlar, için büyük önem taşıyor haliyle. Etkili iletişim kurabilmek, Kaizen kültürünün, birlikte daha iyiye gidebilmenin önünü açabilmek için de geri bildirim alışkanlıklarının tetiklenmiş olması oldukça değerli. Geri bildirim alabiliyor olmak da verebilmek de bu kültürün gelişiminin bir aracı, parçası çünkü.
Bu noktada 12 Agile prensibinden ikisini tekrar bir hatırlamakta fayda var:
- Çevik süreçler sürdürülebilir geliştirmeyi teşvik etmektedir. Sponsorlar, yazılımcılar ve kullanıcılar sabit çalışma temposunu sürekli devam ettirebilmelidir.
- Takım, düzenli aralıklarla nasıl daha etkili ve verimli olabileceğinin üzerinde düşünür ve davranışlarını buna göre ayarlar ve düzenler. (Agile Manifesto Nedir? – Mehmet Yitmen)
Geri bildirim almak da vermek de önemli, ama her zaman kolay olmayabiliyor. Yolu açabilmek adına güven ortamının oluşması ve eğlenceli hale getirmek kolaylaştırıcı oluyor. Ben kolaylaştırabilmek amacıyla Plus-Delta aracından yola çıkarak 3 farklı geri bildirim seansı deneyimledim ve bu yazıyla sizlere bu deneyimleri aktarabilmeyi hedefliyorum.
Başlamadan bu üç farklı buluşmanın temelini oluşturan Plus-Delta’dan kısaca bahsetmek isterim. Aslında Plus-Delta yaygın olarak kullanılan bir gözden geçirme, değerlendirme ve iyileşme, bir geri bildirim aracı.
Plus: İyi gidenler, sevdiklerimiz, güçlü olduklarımız.
Delta: Gelişim alanları, daha fazla ihtiyaç duyduklarımız, daha sık görmek istediklerimiz, değişmesini umduğumuz konular kabaca. Amaca uygun olarak farklı soru kalıpları, ya da cümle kalıpları ile kullanılabiliyor.
Bu yazıda geri bildirim almak ve vermek için bu aracın üzerine neler eklediğimizi, uygulamak için nelere ihtiyacınız olduğunu ve nasıl uyguladığımızı bulacaksınız. Biz her üç buluşmada da Plus-Delta için görselle aktardığım cümle kalıplarını kullandık.
1- Kalbim Kadar Temiz Sayfa Yöntemi:
Sevgili çalışma arkadaşım Akgün Yılmaz’dan duyduğum, kendisinin fasilitasyonu ile deneyimlediğim ve koçluk verdiğim takımlarda da uyguladığım ilk geri bildirim buluşmamızla başlıyoruz.
Nelere ihtiyacımız var?
- Katılımcıların oturup notlar alabilmesini kolaylaştırmak adına bir U ya da yuvarlak masa düzeni.
- Buluşmayı yapacağımız ortamda flip chart ya da yazı tahtası olursa Plus-Delta cümlelerini ve timeboxları herkesin gözünün önünde olması açısından bunlara yazabiliriz. Alternatif olarak önceden hazırladığınız görselleştirmelerinizi duvarlara asabilirsiniz.
-Her katılımcı için 2 adet boş A4 kağıdı. (Yedek boş kağıtların olmasında fayda var, bazen kağıt yetiştiremediğimiz arkadaşlar olabiliyor.?)
Katılımcı sayısı kadar aynı renk kalemler. (Ben siyah keçeli kalemler tercih ediyorum.)
– Timebox bitiminde uyarılar için Tibet ya da Adile Naşit zilleri (Böyle bir zil çeşidi olmayabilir, ama herkesin gözünün önüne gelmiştir eminim.?), Alinof Timer yazılımlar ya da akıllı telefonunuzun sayaç veya alarmı.
Nasıl yapıyoruz?
2’şer adet boş A4 kağıdını ve kalemleri tüm katılımcılara dağıtıyoruz. Herkes kendisine verilen kağıtlardan birine Plus, diğerine Delta ile kendi ismini yazıyor.
İşaretimizle (Alkış olabilir, bir şarkı açabilirsiniz.) herkes kendi kağıtlarını sağ yanındaki katılımcıya veriyor. Tekrar işaret verene kadar beklemelerini rica ediyoruz Flip chart ya da yazı tahtasına yazdığımız cümle kalıplarından, yöntemden ve Timebox’lardan bahsediyoruz. Herkesin önüne gelen kağıtlarda yazan kişi için 2 dakikalık bir Timebox içerisinde Plus kağıdına onda görmekten keyif aldıkları, onun mutlu eden yanlarını, Delta kağıdına ise kendisinde daha fazla görmeyi bekledikleri, ihtiyaç duydukları, kişinin gelişim alanlarını yazmalarını istiyoruz. Süre dolduğunda ise herkes her iki kağıdı da sadece yazdıkları bölüm için katlıyor ve yeni işaretimizle bir sağdaki arkadaşına veriyor. Herkesin önüne tekrar kendi ismi yazılı kağıtlar gelene kadar bu yöntemle kağıtları çevirmeye devam ediyoruz. Herkes kendi kağıtlarına kavuştuğunda, kağıtlarını açıp 10 dakikalık bir Timebox içerisinde kalacak şekilde sessizce kendileri için verilen geri bildirimlerin yazılı olduğu bu kağıtları okumalarını ardından da herhangi bir sırayla herkesin Plus kağıtlarına yazılanlar için duygularını/teşekkürleri, Delta kağıtlarından ise minimum bir gelişim noktalarını ve bunun için nasıl bir aksiyon alarak destek olabileceklerini paylaşmalarını bekliyoruz. Herkes kendisiyle ilgili paylaşımını yaptıktan sonra buluşmamızı bitiriyoruz.
2- Çember Yöntemi:
Liberating Structure’ın Mad Tea’sinden de esinlenerek ortaya çıkardığım yöntem.
Nelere ihtiyacımız var?
- Katılımcıların rahat hareket edebilecekleri, yüzleri birbirlerine dönük iç içe iki çember oluşturabilecekleri bir alan, ortam.
- Buluşmayı yapacağımız ortamda flip chart ya da yazı tahtası olursa Plus-Delta cümlelerini ve timeboxları herkesin gözünün önünde olması açısından bunlara yazabiliriz. Alternatif olarak önceden hazırladığınız görselleştirmelerinizi duvarlara asabilirsiniz.
– Timebox bitiminde uyarılar için Tibet ya da Adile Naşit zilleri (Böyle bir zil çeşidi olmayabilir, ama herkesin gözünün önüne gelmiştir eminim.?), Alinof Timer yazılımlar ya da akıllı telefonunuzun sayaç veya alarmı.
Nasıl yapıyoruz?
İşaretimizle dış çemberdeki katılımcımız yüz yüze eşleştiği iç çemberdeki katılımcımıza 2 dakikalık Timebox içerisinde kalacak şekilde karşısındaki arkadaşında görmekten keyif aldıkları, onun mutlu eden yanlarını ve kendisinde daha fazla görmeye ihtiyaç duydukları, kişinin gelişim alanlarını paylaşmalarını ve kendisini bir konuda takdir etmelerini ya da bir konu özelinde teşekkürlerini paylaşmasını bekliyoruz. Timebox dolduğunda ise işaretimizle eşlerin vedalaşmasını ve dış çemberdeki arkadaşların bir sağa kaymalarını bekliyoruz. Çember başlangıç noktasına geri dönene kadar çevrimi tamamlıyoruz ve başlangıç noktasına döndüğümüzde bu kez iç çemberdeki arkadaşların aynı formatla geri bildirim ve teşekkürlerini vermelerini rica ediyoruz. Timebox bitimlerinde sağa geçen taraf yine dış çember oluyor. Unutmadan, eğer eşleştiğimiz arkadaşımız aramıza yeni katılan birisi ise bu kez Speed Dating ya da yerine geçebilecek herhangi bir bir ısındırıcı araç kullanıyoruz. Tabi 2 dakikamız olduğu için geri bildirim döngüsündeki gibi tek yönlü işletiyoruz ve tur başa dönüp yön değiştiğinde ısındırıcı aktivitenin kalanını tamamlamış oluyoruz.? 2 turu tamamladığımızda ve tekrar başlangıç noktasına döndüğümüzde ise buluşmamızı bir kapanış cümlesiyle sonlandırıyor ve bir selfie çekiniyoruz.? Bu yöntemi tasarlarken geri bildirimleştiğim çalışma arkadaşlarım Duygu Balcı ve Figen Erkılıç’a da teşekkür etmek isterim.
3- Cebimde Yöntemi:
Renkli cıvıl cıvıl zarflı, giderken cebinize atıp yanınızda götürmekten de mutlu olacağınız bir yöntem var sırada. Bunu tasarlarken heyecanlanmıştım.?
Nelere ihtiyacımız var?
- Katılımcıların oturup notlar alabilmesini kolaylaştırmak adına bir masa düzeni.
- Buluşmayı yapacağımız ortamda flip chart ya da yazı tahtası olursa Plus-Delta cümlelerini ve timeboxları herkesin gözünün önünde olması açısından bunlara yazabiliriz. Alternatif olarak önceden hazırladığınız görselleştirmelerinizi duvarlara asabilirsiniz.
- Bunlara ek olarak fasilitasyon öncesi renkli zarflar edinmeniz ya da hazırlamanız gerekiyor. Her bir takım üyesinin/katılımcının adını taşıyan mini mini renkli renkli Plus, Delta zarfları. Bir de takıma yeni dahil olan arkadaşlar varsa onları da dahil edebilmek adına bir karşılama zarfı güzel olmaz mı?? (Ben 7x9cm zarfları kullandım.) Bu zarfları patafixler kullanarak beyaz bir flip chart kağıdına tutturdum ve bu kağıdı da renkli bir kağıt bantla duvara astım.
- Her bir katılımcıya minimum takımdaki kişi sayısının iki katı kadar renkli kare post-it ve aynı renk kalemler dağıtıyoruz.
– Ortaya takdir kartlarımızı dağıtıyoruz. Ve hazırsanız başlıyoruz.
Nasıl yapıyoruz?
Bu kez zarf dizilimine göre her bir takım üyesine/katılımcıya sırasıyla ortamda bulunan tüm katılımcılar olarak Plus, Delta formatındaki geri bildirimlerimizi renkli kare post itlere yazarak ve bunları katlayarak veriyoruz. Yazan, post-itlerini katlıyor ve gidip ait olduğu zarfa atıyor. Bu yöntem sayesinde buluşmaya katılamamış takım üyelerine de geri bildirimlerimizi verebilmiş oluyoruz. Her zarf ikilisi için 2 dakikalık Timebox’ımız var. Timebox dolduğunda bir sonraki zarf ikilisinin ait olduğu takım üyesine geçiyoruz. Tüm takım üyelerini/katılımcıları bu şekilde dolaştıktan sonra eğer aramıza yeni katılan arkadaşlarımız varsa onlar için de 5 dakika onlardan destek beklediğimiz konuları, ya da onlarla hakkımızda ilginç/eğlenceli bir bilgi paylaşıyoruz. Zarflardaki turumuz sona erdiğinde tüm sınıfa zarflarını gelip alması ve okuması ile 10 dk veriyoruz, ve 1. yöntemdeki gibi herkesin paylaşımlarını yapmasını rica ediyoruz. Herkesi dinledikten sonra bir 15 dakikalarını daha rica ederek 10 dakikada ortaya dağıttığımız takdir kartlarını kullanarak bugüne kadar en az takdir ettiklerini hissettikleri takım arkadaşları başta olmak üzere takdir ve teşekkürlerini topluyoruz. Kalan 5 dakikada ise bunların üzerinden beraber geçerek enerjimizi yukarı taşıyoruz.? Herkesin zarfı kendi cebinde, vedalaşıyoruz.
Cebimde Yöntemi’nden sonra katılan arkadaşlardan geri bildirim almıştım, yazımda onlara da yer vermek istediğimi paylaşarak.
“Takımda kişi sayısı fazla ise geri bildirim vermek de zor oluyor. Bunun için oldukça iyi bir yöntem.”
“Objektif olma ve anonimlik yönünden çok iyi bir yöntem.”
“Geri bildirim verme yöntemi olarak kişiselleştirmeden geliştirilebilecek noktalara odağı çekmenin iyi bir yöntemi.”
“Faydalıydı, şeffaf olarak geri bildirim toplama yöntemi oldu.”
“Squad olarak Sprint Retrospective’lerimiz ne kadar verimli geçerse geçsin, direkt geri bildirim çok kıymetli. Bu fasilitasyonda çekinmeden herkes eteğindeki taşları da dökebildi. Sadece rahatça geri bildirim verebilmek değil, geri bildirim alan kişi için de önemli oldu. İçselleştirip aldığı geri bildirimleri paylaştı ve bir aksiyon planı çıkarttı.”
Her üç yöntem de gelişime açık. Denemek isteyenler olursa sonrasında tecrübelerini ve geri bildirimlerini dinlemek isterim. Hadi birlikte daha iyiye götürelim!
Teşekkürler,
Yorumlar