Aristo Projesi: Başarılı Takım Dinamikleri
Bu yazıda, bahsettiğim rehberden yola çıkarak, online ortak çalışma imkânı tanıyan Mural platformu üzerinden uzakta yer alan bir takıma nasıl bu çalışmayı uyguladığımızı sizlerle paylaşacağım.
Google’ın Başarılı Takımlarının Sırrı: Psikolojik Güvenlik adlı blog yazımda, Google’ın Aristo Projesi’nden bahsetmiş ve Google’daki başarılı takımların ortak noktalarının neler olduğunu sizlerle paylaşmıştım.
Kısaca tekrar hatırlatacak olursam, Google’ın 200’den fazla takım üzerinde 2 yıldan fazla bir süre boyunca yaptığı araştırmalar neticesinde takım başarısını, takımların kimlerden oluştuğundan ziyade en başta “Psikolojik Güvenlik” olmak üzere “Güvenilirlik”, “Takım(Organizasyon) Yapısı ve Netlik”, “Anlam” ve “Etki” olmak üzere 5 temel faktörün etkilediğini yazımda belirtmiştim.
Bu çalışma ile beraber Google bize ana hatları ile bahsedilen bu 5 temel faktörü takımlarımızda nasıl değerlendirebileceğimize dair bir rehber de sunmuş durumda. Bu yazıda, bahsettiğim rehberden yola çıkarak, online ortak çalışma imkânı tanıyan Mural platformu üzerinden uzakta yer alan bir takıma nasıl bu çalışmayı uyguladığımızı sizlerle paylaşacağım.
Öncelikle sizlere hazırladığım şablondan bir paylaşım yapmak istiyorum.
Çalışma alanı 3 farklı bölümden oluşmakta.
1.Bölüm: Çalışma Detayı
Sol üst köşede yer alan olan 1. bölüm, çalışmanın detayına dair özet talimatları içeren bölüm. Bu bölümde çalışmayı bireylerle nasıl yapacağımıza dair ipuçlarını görebilirsiniz. 1. bölümde hemen sağda görünen kısımda ise çalışmaya katılan bireylerin “Radar Chart”ta yer alan sorulara verecekleri cevaplar için kullanacakları şekilleri görebilirsiniz. Görüldüğü üzere 5 farklı şekil 5 farklı kişi anlamına gelmekte. Bu çalışmada katılımcılar 5’er kişilik gruplara ayrılmış ve her katılımcı grubu için ayrı bir Mural şablonu üzerinden ilerlemiştik.
2. Bölüm: 5 Temel Faktör ve İndikatörler
Solda yer alan 2. bölümde ise Google’ın çalışmasında öne çıkan bu 5 temel faktörü, kısa tanımları ve belirtileri ile beraber katılımcılara özet bir şekilde anlatma imkânı buluyoruz. Çalışma öncesinde tüm katılımcılarla burada yer alan tanımları ve belirtileri tartışmanın faydalı olduğunu özellikle belirtmek istiyorum. Eğer burada ortak bir anlayış oluşturulamaz ise çalışma çıktıları takımların yanlış yerlere odaklanmasına sebep olabilir. Yine aynı bölümde her faktör için “Signs to improve” kolonunda o faktörü adresleyen davranışlardan bazılarını örnek olarak görebilirsiniz. Özellikle Sprint’lerde ve Sprint Retrospective’lerinde konuşulan, gözlemlediğiniz bazı davranışları bu faktörleri adresleyerek bu alanlara da ekleyebilirsiniz.
3. Bölüm: Takım Değerlendirmesi
3. bölüm ise 5 temel faktörden her birini ilgili renk kodlarına göre adresleyen sorulardan oluşan değerlendirme alanı. Biraz daha açacak olursak, bu çalışmada “Psikolojik Güvenlik”i adresleyen 2 soru, “Etki” faktörünü adresleyen 3 soru yer alıyor.
Bu 3. alanda katılımcıların her soruya vereceği cevapların sayısına göre iç içe geçmiş daireler görebilirsiniz. Bu çalışmada, her katılımcı sorulara “Disagree-Katılmıyorum!”, “Neutral-Eh Sayılır!” ve “Agree-Katılıyorum” şeklinde 3’lü bir skalada cevap vererek ilerliyor. Kendi çalışmanızda değerlendirme skalasını daha da genişletebilirsiniz.
Bu hazırlıklardan sonra ise her katılımcı seçtiği şekli/ikonu çoklayıp her soru için ilgili daire üzerinde bir pozisyona yerleştirerek tüm sorulara eksiksiz bir şekilde cevap vermiş oluyor.
Tüm katılımcılardan gelen cevapları tek bir Mural sayfasında konsolide ettiğinizde ise takımın ilgili sorulara nasıl bir dağılımla cevap verdiği, hangi alanlarda iyileştirmeler yapılması gerektiği, hangi sorularda varyansların olduğu daha görünür ve şeffaf bir şekilde ortaya çıkıyor.
Örneğin, bu çalışmanın en önemli göstergelerinden birisi takım içi nasıl bir hizalanmanın olduğu, yani ne kadar benzer cevapların verildiği, ne kadar ayrışmanın olduğu, bu şablon üzerinde açık bir şekilde görülebilmekte. 2. görseldeki sonuçlara göz atacak olursak, “Meaning-Anlam” faktörü ile ilgili olan mor renkli sorularda pozitif bir hizalanmanın/benzer cevapların olduğu görülürken, “Impact-Etki” faktörünü konu alan yeşil renkli sorularda ise bir ayrışmanın/farklılaşmanın olduğu görülebiliyor.
Peki bu ayrışmaları ya da hizalanmaları değerlendirmek takıma ne gibi bir değer sağlayacak?
Aslında bu durum takımın, olumsuz anlamda hizalanmanın olduğu ya da farklılaşmanın/ayrışmanın fazla olduğu yerleri tartışabilmesi için bir zemin hazırlamakta. Örnekten devam edecek olursak yeşil renkli sorularda ele alınan “Impact-Etki” faktörüne verilen cevaplarda görünen ayrışmalar, takım içerisindeki bireylerin çalışmalarının daha iyiye gitmek adına yeterince katkı yaratma ya da daha ulvi hedeflere yeterince hizmet etme noktalarında farklı düşüncelere sahip olduğunu gösteriyor. Bu noktada ise ortak bir perspektif yaratabilmek adına bu farklı değerlendirmeler takım olarak masaya yatırılmalı ve gerekiyorsa aksiyonlarla desteklenerek sonuca gidilmelidir.
Çalışmada odaklanılabilecek bir diğer çıktı ise “Disagree-Katılmıyorum!” cevabı verilen sorular ve o sorularla ilgili olan temel faktörlerin değerlendirilmesi. Örnek çalışmada da görebileceğiniz üzere “Katılmıyorum!” cevabı verilen sorular “Impact-Etki” faktörü ile ilgili sorular. Bu durum takımda yapılan işlerin amacının net anlaşılamamış olabileceği ya da takımın hedefleri yeterince sahiplenemediği gibi farklı varsayımlara bizleri götürebilir. Bu nedenle, “Katılmıyorum!” olarak verilen cevapların hepsi takım için birer gelişim alanı olarak değerlendirilmeli ve sonuç odaklı aksiyonlarla desteklenmelidir.
Yine dikkat edilmesi gereken bir diğer husus ise Google’ın çalışması sonrasında ortaya konan bu 5 temel faktör arasındaki önem sırası. Takım çalışmaları sırasında çok fazla sayıda ele alınması gereken, tartışılması gereken, aksiyon alınması gereken ya da iyileştirilmesi gereken madde çıkabilir. Bu tip bir durumda Google’ın bizlere sunduğu rehberdeki önem sırasını dikkate alarak iyileştirme alanlarını belirlemek ve bu alanlarla ile ilgili sonuca yönelik sınırlı sayıda aksiyonu hayata geçirecek şekilde bir odak yaratmak ayrıca dikkat edilmesi gereken diğer bir noktadır.
Aslında Mural’la beraber, kullandığımız bu yöntemin bize sağladığı en büyük fayda da şeffaflık ve açıklık oldu. Kimin hangi şekli seçtiğini bilmeden herkesin kendi değer yargıları ile verdiği cevaplardaki farklılıklar takım içerisindeki algının da değişmesine, aslında Retrospective’lerde konuşulmayan fakat takım başarısının önünde engel olarak duran farklı konuların varlığını da ortaya çıkarmış oldu.
Kısa bir özet geçecek olursak, bu çalışma aslında klasik Retrospective akışında yer alan “Set the Stage-Ortamı Hazırla”, “Gather Data-Bilgileri Topla” ve “Generating Insights-İçgörüleri Oluştur” kısımlarını adresliyor. Yani takımların mevcut durumlarını şeffaf bir şekilde ortaya çıkarmak ve tartışmak için bir zemin hazırlamayı amaçlıyor.
Peki bu kadarı yeterli mi? Tabii ki hayır. Bir sonraki aşamada nelerin yapılması gerektiği, hangi aksiyonları kimin, nasıl, ne zaman alacağı gibi soruların ayrıca cevap bulması, bu çalışmanın sonuçsuz kalmaması adına önem arz ettiğini düşünüyorum.
Takımlarınızda kullanabilmeniz için Mural şablon linkini buraya bırakıyorum. Geri bildirimleriniz benim için çok değerli olacaktır.: )
Yorumlar