Çevik İşe Alımda 3 Temel Adım
Herkese yeniden merhaba!
İlk yazımda çevik işe alımın neden işe alım savaşlarında sonuç değiştirici bir unsur olduğundan bahsetmiştim. (İlk yazımı okumadıysanız link üzerinden ulaşabilirsiniz.) Serimin ikinci yazısında ise çevik işe alım neye benzer, uygulamak isterseniz nereden başlamak iyi olabilir biraz daha somut örnekler paylaşacağım. Somutlaştırmayı kolaylaştırabilmek adına hayali bir vaka kullanacağım. Kullandığım vakanın gerçek yaşam örnekleri ile bir ilgisi yoktur, esinlenme vardır.
İlgili Eğitimlerimize Hemen Göz Atın
Örnek Vaka: Marul şirketinin işe alım uzmanları açık pozisyonlarını kapatmakta bir hayli zorlanmaktadırlar. Hali hazırda doğru yeteneği bekleyen 40 adet açık pozisyonları bulunmaktadır. Şirket rollerini kapatamadığı için üretkenlik kaybı yaşamakta, eksik insan gücü ile çalışan ekipler günden güne daha fazla yorulmakta ve genel motivasyon düşme trendi göstermektedir. Tüm bunlar yetmezmiş gibi görüşmeye gelen adaylar mülakat sürecinden sonra Marul şirketi hakkında forumlara olumsuz geri bildirimler bırakmaktadırlar. Bu sırada işe alım uzmanlarından Ezgi'nin aklına bir fikir gelir. Takımla yaptıkları toplantılarında ilk fikrini alıcıya çıkarır;
1) Akışımızı görselleştirsek ya? Aaaa ben bunu biliyorum Kanban değil mi yahu dediğinizi duyar gibiyim. Evet Kanban. Yes We Kanban.
Marul şirketinin her açık pozisyon için uyguladığı 8 aşamalı bir işe alım süreci olduğunu hayal edelim:
1.Aşama:CV arayışı
2.Aşama: İşe alım uzmanı ön telefon görüşmesi
3.Aşama: İşe alım uzmanı yüz yüze ya da online kültür uyumluluk görüşmesi
4.Aşama: Rolün bağlı olacağı yönetici ile görüşme (hiring manager görüşmesi)
5.Aşama: Vaka çalışması
6.Aşama: Takım ile tanışma
7.Aşama: Referans kontrolü
8.Aşama: Teklif
Görselleştirmeden sonra aşağıdaki gibi bir başlangıç tahtası ile Marul İşe Alım takımı süreçlerini takip etmeye başlayabilir. Sizin de hemen fark ettiğiniz üzere yukarıdaki gibi bir gösterim, excel listeleri, hangi adımda birikme oluyor, bu adımların hepsine ihtiyaç var mı, biz elimizdeki kapasite ile bu havuzu yönetebiliyor muyuz noktasındaki sorularımızı yanıtlamakta yetersiz kalmaktadır. Oysa Marul İşe Alım takımı daha ilk günden basitçe bir işe alım tahtası (board) uygulaması ile akışlarında öncelikli olarak odaklanmak istedikleri iyileşme alanlarını daha rahat tespit edebilir ve işe alım yolculuklarını çıkan sonuçlara göre daha kaliteli bir akışa doğru adapte edebilir.
2) Bizim neden takım döngülerimiz yok? Birkaç haftadır işe alım tahtası üzerinden süreçlerini takip etmeye başlayan Marul işe alım takımı süreçle ilgili iyileştirme ve değişiklik isteklerini biriktirmeye başlamıştır. Ancak takımın yaptığı gözlemlere uyumlanabileceği, aksiyon alabileceği ya da yaptıklarının işe yarayıp yaramadığını konuşabilecekleri bir ortamları hala yoktur. Takım birbirine zaman ayırmakta ve ortak çalışma yapabilecek fırsatları değerlendirmekte zorlanmaktadır. Ezgi'nin aklına bu kez farklı bir fikir gelir ve takıma düzenli geri bildirim döngüleri kurgulamayı önerir. (Döngülerin zamanlamaları maksimum 1 ay olmak üzere değişkenlik gösterebilir, örnekte 2 hafta baz alınmıştır) (Etkinlik süreleri takım ihtiyacına göre belirlenebilir. Bahsi geçen süreler (timebox) tamamen örnektir ve 2 haftalık takım döngülerine göre önerilmiştir.)
Takım günlük buluşması: Takımın seçtiği günler, hep aynı saat ve yerde gerçekleşir; bu örnekte Marul İşe Alım takımı; Replenishment yani planlama etkinliğinin olmadığı Pazartesi ve Cuma günü olmak üzere haftanın 2 günü daily yapmaya karar vermiştir.Timebox Önerisi: 30 DK
Takım günlük buluşmalarında board'u (tahtası) üzerinden akışına bakar, destek istenilen noktalar varsa paylaşır ve gün planı hakkında takımına şeffaflık sağlar. Değişen bir öncelik, farklılaşması gereken bir adım var ise anlık olarak adapte olur.
Planlama etkinliği:Takımın seçtiği günler, hep aynı saat ve yerde gerçekleşir; bu örnekte Marul İşe Alım takımı; 2 haftada 1 planlama yapmaya karar vermiştir.
Timebox Önerisi: 2,5 SaatTakım planlama etkinliğinde öncelikli açık pozisyonlarına bakar, backlog'unu önceliklere göre sıralandırır, çekme mantığı ile işlere taahhüt eder. 2 haftada nelere odaklanacağına takımca karar verir.
Takım geri bildirim seansı (Retrospective):Takımın seçtiği günler, hep aynı saat ve yerde gerçekleşir; bu örnekte Marul İşe Alım takımı; Retrospective etkinliğini ayda 1 tekrar edecek şekilde yapmaya karar vermiştir.
Timebox Önerisi: 1,5 Saat
Takım geri bildirim etkinliğinde akışınının fotoğrafını çeker, neler iyi gidiyor, neler değişmeli ve evrimleşmeli tartışır, bu etkinlikte takım yalnızca iş konularını değil, takım olma dinamiklerini ve takım mutluluğunu da gözden geçirir.
3) Uzmanlık bazlı işe alım yapıyoruz ama yardımlaşamıyoruz? Takım döngülerine de karar veren Marul İşe Alım takımı akışlarında iyileşmeler gözlemlediği halde yardımlaşma konusunda hala geride olduklarını fark eder. Takım günlük toplantısında üyelerden bir tanesi sürekli aynı pozisyonlar için çalışmaktan sıkıldığını ve farklı bir uzmanlık alanlarında işe alım yapmanın nasıl bir şey olduğunu merak ettiğini paylaşır. Herkesin aklına aynı soru gelir, ''Çapraz fonksiyonel'' bir takım yapısı kurmak mümkün müdür?
-- Yanıt --> EVET!
Birbirine hiç yardım edemeyen, sahada ortak oyun sergileyemeyen bir takım hayal edin. Zorlandınız değil mi? Takımları takım yapan en önemli unsurlardan birisi de takım oyunu çevirebilmek, takım arkadaşlarından öğrenebilmek ve yeni yetkinlik alanları keşfedebilmektir. Gerçek bir takıma evrilmek istiyorsanız, etiketleme usulü ile bu iş x şahsına ait, bu işi ancak ve ancak y yapabilir gibi bir bakış açısından ziyade, birbirini destekleyebilecek ve farklı öğrenim fırsatlarını açabilecek bir yapıya doğru geçmenizi öneririm. Marul İşe Alım takımı teknik işe alım uzmanları, pazarlama ve satış işe alım uzmanları, dijital pazarlama ve dijital ürünler işe alım uzmanları gibi daha önce sınırların çizili olduğu görev tanımlamalarını bırakarak; yeni bir deneme yapmaya karar verir. Takım üyeleri ilgi duydukları ve gelişim göstermek istedikleri alanlar konusunda birbirine şeffaflık yaratır ve hep aynı rolü aynı kişilerin çalışmasını bırakarak, eşli işe alım yapmaya başlarlar. Siz de Marul İşe Alım takımı gibi, başlangıç olarak T-şekli yetkinlik modeli ile başlayabilir daha sonra ihtiyaçlarınıza göre farklı uygulamaları da deneyebilirsiniz.
İşe alım süreçlerinizi çevik bakış açısı ile dönüştürmek isterseniz başlangıç olarak yukarıda paylaştığım 3 adımdan faydalanabilirsiniz. Ancak lütfen bu 3 adımı uyguladığınızda bir anda tamamen dönüşeceğinize dair bir yanılgıya düşmeyin. Unutmayın ki; yalnızca bir çerçevenin, yöntemin uygulanması sorunlarınızı sihirli bir şekilde çözmeyecektir. Sihirli bir değnek yok, herkese uyan tek bir yaklaşım yok. İstenilen etkiyi alabilmek ve değişimin davranışa dönüşebilmesini sağlamak için, organizasyonel seviyede zor kararları alma noktasında cesur olmalısınız. Bir sonraki yazımda görüşmek üzere...
Yorumlar