Kanban Metrikleri – CFD
İşinizin içeriği ya da sektörünüz gereği birçok veri kullanabilirsiniz tabii ki, ancak evrimsel yani adım adım ilerlemek adına temel Kanban metrikleriyle başlamanız bu yeni çalışma şekline uyumlanabilmeniz için oldukça etkin bir adım olabilir.
Daha önceki yazımda da altını çizmeye çalıştığım gibi, Kanban; tamamen ihtiyacınıza uygun, sürdürülebilir ve tahmin edilebilir bir sistem tasarlamanızı sağlayan ve bunu yaparken hep veriden yararlanan evrimsel bir değişim yönetim yaklaşımıdır. Takımların ya da organizasyonların bu yaklaşımı hayata geçirirken en büyük zorluk yaşadıkları konu ise veriyi toplamak ve yapılan çıkarımlarla doğru aksiyonları almak oluyor genelde. Tanımda da kısaca değinmeye çalıştığım evrimsellik burada baz almamız gereken en önemli kriter esasında. İşinizin içeriği ya da sektörünüz gereği birçok veri kullanabilirsiniz tabii ki, ancak evrimsel yani adım adım ilerlemek adına temel Kanban metrikleriyle başlamanız bu yeni çalışma şekline uyumlanabilmeniz için oldukça etkin bir adım olabilir.
Temel Kanban metriklerimizden olan WIP (Work In Progress) yani paralelde yaptığımız iş sayısı, size hali hazırdaki durumunuzu en hızlı ve etkin şekilde gösterebilecek olan veridir.
WIP limitlerinin bu kadar kritik olmasının nedeni, Little Yasası’nın da dediği gibi, paralelde yaptığımız iş sayısıyla teslimat sürelerimiz arasındaki doğru orantıdır. Yani siz, elinizdeki işleri bitirmekten çok yeni işlere başlamaya odaklanırsanız ve aynı anda çok fazla işi birlikte götürmeye çalışırsanız elinizdeki işlerin tamamlanma(teslimat) süreleri artar. İşte bu yüzden, üzerinde çalıştığımız işlerin niceliğinin -içeriklerinden tamamen bağımsız olarak- aslında genel akışa nasıl bir etki yarattığını görmek için oldukça güçlü bir araç olan Artımlı Akış Diyagramı’nı (Cumulative Flow Diagram) yani CFD’yi kullanıyoruz.
CFD, aşağıda gördüğünüz gibi iki parametreyle oluşturuluyor; yatay eksende zaman, dikey eksende iş sayısı.
CFD’yi , takım tahtanızın bir yansıması olarak düşünebilirsiniz; en üstte tahtaya giriş yapılan alan, en altta ise tahtadan çıkış yapılan alan (yazının kalanında bu alanlardan, yaygın kullanımları olan; To Do – In Progress – Done olarak bahsedeceğim). İdealde, bu alanların (çizgilerin) birbirine paralel gidiyor olmasını bekleriz çünkü Kanban sistemlerinde sistemin akışını optimize etmeye çalışırız ve burada söz konusu olan paralellik, darboğazlar (bottleneck) olmayan kesintisiz bir akışın varlığını bize gösterir aslında. Eğer daralmalar ya da açılmalar oluyorsa buraları çok farklı şekillerde yorumlayabiliriz.
Örneğin ideal bir akışta CFD’nin şu şekilde olmasını bekleyebiliriz;
Bu grafiği ideal yapan şey, ardışıl adımlardaki paralelliktir. Çizgilere baktığımızda; To-Do‘daki iş sayısı, In-Progress ve Done’dakilerle aynı oranda artıyor yani üzerinde çalışılan iş sayısı tahtaya yeni giren iş sayısıyla orantılı gidiyor ve aynı oranda tamamlanıyor. Bu durum, alınan işlerin aynı hızla eritildiğinin bir işareti ki bu da dengeli bir akış olduğunu gösteriyor.
Oysa aşağıdaki gibi daralan bir CFD gördüğümüzde üzerinde çalışılan ya da tamamlanan işlerin, alınan iş sayısına oranla çok daha hızlı bir şekilde eritildiğini anlayabiliriz yani yapılacağı taahhüt edilen işler aslında beklenenden daha hızlı bir şekilde tamamlanıyor burada.
Böyle bir tabloda; To-Do kısmına kapasiteden daha az iş çekiliyor olması, işlerin takıma gelme hızının takımın hızına oranla düşük olması, In-Progress kısmının WIP limitinin (yani alınabilecek maksimum iş sayısının) takım kapasitesinin üstünde olması, vb birçok kök neden olabilir. Burada sizin için fark yaratacak nokta, takımla birlikte bu kök neden(ler)i bulup doğru aksiyonlara çevirebilmek esasında. Örneğin; retrolarda bu grafik üzerinden konuşarak, WIP limit değişiklikleri yapmak, takımın iş çekme kurallarını güncellemek, vb. kararları almak kaizen yolculuğunuzda oldukça destekleyici bir rol oynayacaktır.
Benzer şekilde, aşağıdaki gibi genişleyen bir tablonun kök nedenleri çok çeşitli olabilir çünkü burada alınan işler yukarıdakinin aksine çok daha yavaş bir oranla tamamlanıyor. Takımın WIP limitleri yüksek olabilir, takım içi ya da dışı bağımlılıklar olabilir, kapasitenin üzerinde iş alınıyor olabilir, vs… Bu da sizi yine “Ne yaparsak bu darboğazı (bottleneck) açabiliriz?” sorusunun cevabını aramaya yönlendirmeli.
Kanban; evrimsel bir iyileşmeyi temel alan ve bunu sürekli veriyle destekleyerek, tahmin edilebilir ve sürdürülebilir bir sisteme ulaşmaya çalışan bir yaklaşım olduğu için, CFD bu yolda bir nevi pusula işlevi görüyor.
Yukarıdaki görselleri basit anlaşılabilmesi için üç kolonlu bir tahtayı (To Do – In Progress – Done) baz alarak anlatmaya çalışsam da CFD’den etkin şekilde verim alabilmek istiyorsanız işlerinizi çok daha açık bir şekilde gösteren bir tahta kullanarak ilerlemenizi öneririm. İş akışınızı birebir yansıtan bir takım tahtasında, darboğazları (bottleneck) nokta atışı bir şekilde görebilir ve doğru aksiyon kararlarını çok daha kolay bir şekilde alabilirsiniz. Şu an kullanılan birçok araç bu grafiği otomatik olarak veriyor (Jira, Kanbanize, Nave, SwiftKanban, vs) ama kullandığınız herhangi bir şey yoksa excel hatta elle çizmek bile güzel bir başlangıç olabilir sizin için. Sonuçta Kanban’ın ilk prensibinin de dediği gibi; olduğun yerden başla.
Yorumlar