PI Planning Püf Noktaları
SAFe ile ilk tanıştığımda çerçevenin hangi problemi çözmeye çalıştığını, neden bu kadar karışık, karmaşık ve anlaşılması zor bir metodoloji ortaya konulmuş olduğunu anlayamamıştım. Youtube üzerinden yapmış olduğumuz Agile Leaders yayınlarından birisinde Dean Leffingwell’i ağırlamıştık (Yıl 2016, online etkinliklerdeki amatör yıllarımızdan, genciz ve İngilizcemiz yerlerde :)). Savunma sanayi yıllarında sıklıkla kullandığım gereksinim yönetimi (requirements management) araçlarının/süreçlerinin baş yaratıcılarından olması nedeniyle, bu soruları sormaya çekinmiştim. Hala da benzer sorularım var ancak bazı noktaları daha iyi anladığımı düşünüyorum. Bugün geldiğimiz noktada SAFe çok daha iyi bir noktaya geldi diyebilirim. Biraz yavaş ilerliyor olsa da, yapılan iyileştirmelerin olumlu olduğunu düşünüyorum.
İlgili Eğitimlerimize Hemen Göz Atın
SAFe eğitimlerinde bana ilk gelen sorulardan birisi şu oluyor: “Bu kadar fazla kuralın olduğu bu yaklaşımın özü nedir?” Bu sorunun cevabı aslında kendi uygulama yol haritası haricinde SAFe uygulamalarının ilk adımının ne olması gerektiğini bence çok güzel özetliyor.
Cevap eski adıyla Program Increment olan, yeni adıyla “PI (Planning Interval)” döngüsü ve “PI Planning” süreci. Bu iki kavramı anlamak ve iyi uygulamak bence SAFe uygulamanın ve faydasını görmenin ana kuralı. 2017 yılında belki de ilk uygulamalarını yaptığımız PI Planning sürecini, Türkiye’de ve yurt dışında bankacılık, finans, sigorta ve teknoloji vb. birçok sektörde uygulama fırsatı bulduk. Bunların en küçüğüne yanlış hatırlamıyorsam 70 kişi civarında kişi katılmıştı. Sonra zaman ilerledi ve pandemi döneminde de online versiyonlarını gerçekleştirdik. Hatta bu çalışmalar sırasında farklı ihtiyaçların da olabileceğini fark ettik ve Portfolio Management Circle ismini verdiğimiz bir yapı ve çalışma kurallarını ortaya koyduk (bu başka bir yazının konusu olabilir). Tüm bu deneyimlerden yola çıkarak sizlerle PI Planning (bir başka adıyla Big Room Planning) süreci ile ilgili deneyimlerimizden süzdüğüm 3 püf noktayı paylaşmak istiyorum.
Kaynak: https://scaledagileframework.com/pi-planning/
1. Kural: Liderler PI Planning’e Şans Vermeli
PI Planning ile ilgili liderlerin en çok itiraz ettiği nokta “Bu kadar kişiyi 2 gün boyunca bir arada tutmak verimsizlik değil mi?” noktası oluyor. Açıkçası ilk bakışta öyle görünmekle birlikte bu aktivite yapılmadığında kaçırılan hizalanma, iletişim ve şeffaflık konularını düşündüğünüzde 2 günlük bu maliyetin ne kadar kıymetli olduğunu anlıyorsunuz. Bu nedenle liderlerin bu çalışmaya bir şans vermeleri, arkadaşlarına güvenmeleri ve arkalarına yaslanıp sonuçları izlemeleri önemli diye düşünüyorum.
2. Kural: Güçlü Bir Ön Hazırlık Olmazsa Olmaz
PI Planning sürecinin sağlıklı işlemesi, yapılan ön hazırlıkla çok ilişkili. Hatta ilk defa PI Planning yapacaksanız, birçok konuyu başlangıçta uzun bir süre yapacağınız hazırlık aşamasında açıklığa kavuşturmalısınız. Bu süreç önceliklerin belirlenmesi, refinement çalışmaları, kabul kriterlerinin netleştirilmesi, hangi işlerin hangi takımlar tarafından yapılacağının kabaca belirlenmesi gibi bir çok noktayı barındırıyor. Hatta etkinliği fiziksel yapacaksanız ilgili alanın birlikte çalışmaya uygun hale getirilmesi de bu sürecin ana bir parçası. Bu hazırlık süreci bir süre sonra rutine oturmaya ve daha az efor almaya başlıyor ancak ilk bir iki PI Planning’de bu maliyete katlanmanız gerekiyor. Bu hazırlıkları yapmaz ve tüm problemleri o iki gün süresinde çözmeye çalışırsanız, işte o zaman sürecin çalışmadığına kanaat getirebilirsiniz. Halbuki doğru hazırlıkları yaparak verimi artırabilirsiniz.
3. Kural: Etkinlik Günü Fasilitasyonları
PI Planning sürecinin doğru işlemesi, Release Train Engineer (RTE) ve Scrum Master/Team Coach’ların etkin fasilitasyonu ile doğrudan ilişkili. Kalabalık bir grubun sürecin parçası olması nedeniyle ajandanın doğru şekilde ilerlemesi, engellerin şeffaflaşması ve o an çözüme kavuşturulması önemli bir konu. Dolayısı ile Release Train Engineer ve SM’lerin etkinlik günü fasilitasyonu ile ilgili olarak öncesinde hazırlıklarını yapmış olmaları, ajandayı özümsemeleri ve akışı yönlendirmeleri kritik diyebilirim. Grubun çok kalabalık olması durumunda (bu örnekte 200+ kişi) Release Train Engineer’a destek olacak yardımcı bir “ana fasilitator” iyi bir uygulama olacaktır.
Başlangıçta da bahsettiğim gibi SAFe yaklaşımının özünde PI Planning süreci ve bunun etkin uygulanması var. Umarım burada paylaştığım bilgiler uygulamalarınıza katkı sağlayacaktır. Sorularınız için benimle iletişime geçebilirsiniz.
Yorumlar