Lean (Yalın) Yaklaşımda Pull (Çekme) Sistemi
Pull ya da Türkçe çevirisiyle Çekme sistemini daha iyi anlayabilmek için tarihte kısa bir yolculuk yapıp Lean (Yalın) yaklaşımını incelememiz gerekmekte.
Lean Enterprise Institute ‘de yer alan tanımına göre, Lean (Yalın) ihtiyaç duyulan değeri daha az kaynak ve daha az israf ortaya çıkararak yaratmak için kullanılan bir yaklaşımdır. İş süreçlerini optimize etmeyi amaçlayan bir dizi pratik ve prensipten oluşmaktır. Yalın düşünce sisteminin iki temel sütunu sürekli iyileştirme ve insanlara saygıdır. İlk olarak 1940’lı yıllarda otomobil endüstrisinde kullanılmaya başlanan çeşitli pratiklerle ortaya çıkan Yalın yaklaşım zamanla ağır sanayiden; bankacılık, kamu hizmetleri, yazılım geliştirme, konaklama hizmetleri ve sağlık hizmetleri gibi pek çok farklı alana sıçrayarak kullanılmaya başlanmıştır.
James P. Womack ve Daniel T. Jones yazdıkları “Yalın Düşünce” adlı kitapta iş kültürü ve yönetim düşünce süreci gibi çeşitli farklılıklar nedeniyle, iş birimlerinin içinde ve birbirleri arasında meydana gelen zorlukları adresleyebilmek için Yalın Düşünce’nin beş temel prensibini tanımlamışlardır. Bunlar:
- Değeri müşteri perspektifinden tanımlamak,
- Değer akışlarını ortaya koymak,
- Değer akışını sağlamak,
- Çekme sistemine dayalı üretimin uygulanması,
- Sürekli mükemmellik için çabalamaktır.
Bu yazımızda daha önce bahsettiğimiz gibi yukarıda bahsi geçen prensiplerden dört numaralı Pull (Çekme) Sistemi üzerine yoğunlaşacağız.
Pull (Çekme) sistemi nedir?
Pull sistemi, israfı azaltmak için sadece müşteri talebi olduğunda üretim yapmayı böylece ek yükü azaltırken depolama maliyetlerini optimize etmeyi sağlayan Yalın bir tekniktir.
Tüketiciler olarak bizler de bir şekilde belirli bir sinyale dayalı çekme sisteminin bir parçası olarak konumlanırız. Her gün toplu taşıma ile işe gittiğinizi düşünün. Yine o sabahlardan birinde turnikeden geçmek için kartınızı okuttuğunuzda kartınızda yeterli bakiye olmadığı için geçemediniz. Bu durumda ne yaparsınız? Büyük ihtimalle, en yakın İstanbul Kart dolum makinesine giderek ya da herhangi bir bankanın mobil uygulaması üzerinden telefonunuzun NFC özelliğini kullanarak kart bakiyenizi güncellersiniz. Tam olarak bu işlemi yaptığınızda, belirli bir sinyale bağlı olarak bir Pull sisteminin parçası olacaksınız.
Başka bir deyişle, Pull sistemi yalnızca ihtiyacınız olduğu doğru zamanda harcama yapmanıza müsaade edecektir.
Pull (Çekme) Sistemi mi? Yoksa Push (İtme) Yaklaşımı mı?
Push (İtme) yaklaşımı bireyler ya da makinelerin önünde büyük iş yığınları oluşmasına sebep olurken, Pull sistemi ile işler ve işi üstlenecek kişiler ilgili faaliyetin yerine getirilmesi için hazır olduklarında üzerinde çalışma yapılmaktadır. Bu çalışma biçimi, bireylerin aşırı yük ve stres altında çalışmaktan kaçınması yardımcı olurken takımlar seviyesinde doğru önceliklendirme yapılmasını tetiklemektedir.
Push (İtme) yaklaşımı uygulanırken daha çok gerçekleşmesi beklenen ve gelecekte ortaya çıkması muhtemel yüksek talebe istinaden üretim faaliyetleri sürdürüldüğünden aşırı üretim sonucu depolama maliyetlerinin artması ve anlık müşteri taleplerine cevap verme sürelerinin uzaması olasıdır.
Buna karşın, Pull sistemi uygulanırken asıl amaç, ürün veya hizmetlerin gerçek talebe istinaden tam zamanında üretilerek israfa neden olan aktivite ve süreçlerin minimize edilmesidir.
Pull sisteminin faydalarını kısaca özetlemek gerekirse:
- Risk faktörü azaltılarak, iş süreci ya da talepte oluşabilecek değişimlere daha hızlı adapte olunabilir,
- Tüm takım üyeleri doğru zamanda doğru işlere odaklanabilir. Böylece, takımın optimal kapasitesi belirlenebilir,
- İşlerin daha hızlı teslim edilmesine olanak sağlanabilir,
- İsrafa neden olan aktiviteler ortadan kaldırılarak, üretkenlik ve akış verimliliğin gelişimine yardımcı olunabilir.
Pull Sistemi nasıl yönetilmelidir?
Günümüzde üretimden, müşteri destek hizmetlerine ve yazılım geliştirmeye kadar çok geniş ve farklı sektörde Pull Sistemi’nin kullanıldığını görmek mümkündür.
İş akışı yönetim sistemi perspektifinden bakıldığında Pull Sistemi ile çalışanlara sadece yeterli kapasiteleri olması halinde gelecek işi üzerlerine almalarına izin verilir. Böylece, takımlar tarafından daha iyi bir önceliklendirme yapılarak, aşırı stres ve yüklenme olmadan doğru zamanda en değerli işin ortaya çıkarılması sağlanır.
Üretkenliğin ve iş akışı verimliliğinin Pull Sistemi kullanılarak arttırılabilmesi için atılması gereken birkaç adım vardır. Bunlardan ilkini iş takibini kolaylaştırmak adına görselleştirme yapılması olarak tarifleyebiliriz. Görselleştirme için aşağıdaki resimde de göreceğimiz üzere iş sürecini farklı adımlarla resmeden bir Kanban tahtası kullanmak mantıklı olacaktır. Görselleştirmenin akabinde iş akışını kontrol altında tutabilmek önemli hale gelir. Kontrolü sağlayabilmek için takımlar; aynı anda yapılan işleri limitlemek, sürecin adımları arasında akışın nasıl sağlanacağını belirlemek adına takım politikaları belirlemek, akış sürekliliğini sağlayabilmek için işleri küçük ve anlamlı parçalara bölmek ve akışı yavaşlatan darboğazları tespit ederek müdahale etmek gibi farklı aksiyonlar alabilirler.
Özetle, Pull Sisteminin uygulanabilmesi ve sürdürülebilir hale gelmesi için Kanban metodolojisi basitliği ve şeffaflığı ile en iyi çözümlerden biri olabilir.
Kanban metodolojisi ile ilgili daha detaylı bilgi için:
* Kanban; Evrimsel Değişim Part I
* Kanban; Evrimsel Değişim Part II
* Kanban; Evrimsel Değişim Part III
Kaynaklar:
- Learning to evolve: A review of contemporary lean thinking (Peter Hines, Matthias Holweg, Nick Rich)
- https://www.emerald.com/insight/publication/issn/0144-3577
- https://university.hygger.io/en/articles/2932766-pull-system
- https://pdfs.semanticscholar.org/f2c8/ca36ec02377fbe426dc20a23bf89005017bc.pdf
- https://www.lean.org/explore-lean/what-is-lean/
Yorumlar