OKR Belirleme Yöntemleri - 2
Bir önceki yazımda daha çok, OKR kullanmaya yeni başlayan takımlar ya da durumlarını gözlemleyip ona göre hedef belirlemeye çalışan takımların kullanabileceği bir yöntemden bahsetmiştim. Bu yazıda ise hem vizyon hem de OKR belirlemenize yardımcı olabilecek ve yönetim seviyesinde de kullanabileceğiniz bir akış paylaşacağım.
İlgili Eğitimlerimize Hemen Göz Atın
Bir önceki yöntemde olduğu gibi bunu da ben genelde Zoom ve Mural’la birlikte işletiyorum.
Bu akışın ilham aldığı yöntemin aslında iki farklı versiyonu var; Futurespective ya da 5Ws. Her ikisi de ileri bir tarihi hayal ederek vizyonunuz doğrultusunda hedef koymanıza yardımcı oluyor. Ben de bu yazıda, bunları nerelerde kullandığımdan bahsedeceğim, belki size de ufak tefek uyarlamalarla yardımcı olur diye umuyorum.
Bu yöntemi ilk olarak geçen yıl kullanmıştık. Çıkışı, bir çeyreğin sonunda OKR’leri değerlendirirken “Acaba gerçekten şirketin ihtiyaç ve önceliklerine hizmet ediyor muydu bunlar?” sorusu sonrasında olmuştu. Bu soru uzunca bir tartışmaya yol açtıktan sonra şirketin vizyonu ve stratejilerini tekrar önümüze alıp değerlendirmek durumunda kalmıştık. O yüzden OKR’leri belirlerken öncelikle şirket/bölüm/tribe/takım vizyonu konusunda herkesin net olduğundan ve OKR’lerinizin bu çerçevede belirlendiğinden emin olmanız önemli. Özellikle takım vizyonu burada en sık atlanan noktalardan oluyor ama aslında doğru OKR belirlemede takım vizyonunun rolü göz ardı edilemeyecek derecede büyük.
Bu noktada tavsiyem; eğer vizyonunuz belirli ise Futurespective, değilse 5Ws kullanmanız yönünde olur. Her ikisini de özetleyecek olursam;
5Ws(What – Where – When- Why – Who) aslında Agendashift’te kullanılan, Türkçe versiyonu 4N1K (Ne? Nerede? Ne zaman? Neden? Kim?) diye de uyarlanabilecek bir yaklaşım. Ama ben her zaman olduğu gibi sadece amacıma hizmet eden kısmını alıp kullandım:) 5Ws’te aşağıdaki gibi bir şablonla, yani çerçeveli bir şekilde ilerliyoruz ve önce vizyonu belirlemeyi hedefliyoruz.
Katılımcılara “X tarihinde bir şey kutluyorsun. Ne kutluyorsun? Kimler var yanında? Neredesiniz? Ve en önemlisi NEDEN bunu kutluyorsun?” diyerek önce birkaç dakika bireysel hayal kurmalarını istiyoruz. Burada ‘X tarihi’ dediğimiz kısım minimum 1 yıl olmalı ki uzun vadeli bir hayali gün yüzüne çıkarıp vizyona çevirebilesiniz. Daha sonra katılımcıları küçük gruplara ayırarak hayallerini bu gruplar içerisinde paylaşıp birleştirmelerini/ tekilleştirmelerini istiyoruz. Bu çalışmayı yaparken üstteki şablonu her grubun kendisi için ayrı ayrı doldurmasını ve 10-15 dakika birlikte çalıştıktan sonra neyi kutladıklarını herkesle paylaşmalarını istiyoruz.
Özellikle ‘Neden?’(Why) kısmı buradaki en kritik nokta, o yüzden burada kök nedeni bulana kadar birkaç kez ‘Neden?’ sorusunu sormanız gerekebilir. İnsanları en çok motive eden, heyecanlandırıp bir amaç çevresinde birleştiren şey o kök neden olacağı için bu kısımda istediğiniz kadar vakit kaybedebilirsiniz:)
Her grup kendi hayallerini/kutlama nedenlerini paylaşıp, bunların her biri ortak şablonda not alındıktan sonra, “Eğer kutlayacağımız, mutlu olacağımız, başarılı hissedeceğimiz şeyin kök nedenleri bunlarsa; o zaman bizim vizyon cümlemiz ne olmalı?” diyoruz ve her küçük gruptan kendi aralarında çalışıp önerilerini paylaşmalarını istiyoruz. Daha sonra bu cümleleri birleştirerek daha büyük ve herkesi kapsayan bir vizyon cümlesi belirleyip herkesin onayını alıyoruz. Buraya kadar olan kısmı sadece OKR’leri belirlerken değil, yeni kurulacak takımların kick-off’larında da yapmanızı tavsiye ederim (Bu seri bitince belki bir de kick-off akışı paylaşabilirm:) ).
Vizyonu belirledikten sonra işler biraz daha kolaylaşmaya başlıyor. “Vizyonu bu olan takımın önümüzdeki hedef cümleleri sizce ne olmalı?” diyerek herkesten yine Team Up’ta yaptığımız gibi 1-2-4-All (bu arada ben bunu 1-2-All şeklinde kullanıyorum genelde) tekniğiyle hedef cümlelerini çıkartmalarını, daha sonra cümlelerin sayısına göre ya Dot Voting’le ya da tartışarak en öncelikli 3-5 tanesini belirlemelerini istiyoruz. Her hedef cümlenizi
- Neyi başarmak istediğimizi gösteriyor mu? (Neden bunu başarmak istiyoruz?)
- İlham verici mi?
- İlgili herkes için anlaşılır ve net mi?
sorularıyla test edip ufak tefek düzeltmelerinizi yaptıktan sonra anahtar sonuç cümlelerinizi belirlemeye geçebilirsiniz.
Her hedef cümlemizi tek tek ele alıp “Bu hedefe doğru gidip gitmediğimizi gösterecek kilometre taşlarımız neler olabilir?” diyerek 1-2-4-All ile anahtar sonuç cümlelerimizi yazıyoruz. Yine Dot Voting ya da tartışma ile ilerleyerek her hedefe ait 3-5 anahtar sonuç cümlesini belirliyoruz. Her bir anahtar sonuç cümlemizi
- Bunu başarmak herhangi bir değer üretecek mi?
- Ölçülebilir mi?
- Hedefe doğru ilerleyip ilerlemediğimizi gösteriyor mu?
- Yeterince zorlayıcı mı?
sorularıyla test edip gerekli küçük dokunuşları yaparak anahtar sonuçlarımızın son hali konusunda el sıkışıyoruz.
Bir diğer yöntem olan Futurespective’de ise önce hep birlikte vizyonu hatırlayıp, bizim bu vizyonun neresinde olduğumuz konusunda aynı noktaya gelmeye çalışıyoruz. Daha sonra katılımcılara belirli bir tarihteki önemli bir anı hayal ettirerek fikir sunmalarını istiyoruz. Örneğin; şirket için kritik bir toplantıda CEO’ya sunum yapmak ya da bir Ideathon’da/Hackathon’da tüm C-Level’a fikirleri sunmak gibi katılımcıları motive edecek bir ana götürüyoruz önce ve diyoruz ki “Burada, bu üç aylık dönemde yaptıklarımızla ilgili sunum yapıyorsun, neler anlatırsın?”. 5-10 dk süre verip herkesten bireysel fikirlerini paylaşmalarını istiyoruz. Fasilitatör olarak herkese söz hakkı verip söylenenleri not almak, benzer fikirler varsa bunları kişilerin de katkısıyla birleştirip büyütmek çok değerli. Buraya kadar olan kısmın süresi biraz katılımcı sayısına ve onların tartışabilme potansiyeline göre değişiyor ama ortalama 45-60 dk gibi düşünebilirsiniz. Herkesin katılımını sağlayıp fikirlerini aldıktan sonra ise aynen 5Ws’te olduğu gibi “Bunları başarabilmemiz için bu üç aylık dönemdeki hedef cümlelerimiz neler olmalı?” diyoruz ve geri kalan kısmı aynen 5Ws’teki gibi işletiyoruz.
Her iki yöntemde de gerek hedefleri gerekse anahtar sonuçları belirlerken katılımcılar ara ara aksiyon odaklı düşünmeye doğru gidebiliyorlar. Bu noktada bu fikirleri öldürmemeye çalışıyorum ve “Bu fikri öldürmeyelim ama bu bir aksiyon olduğu için isterseniz inisiyatifler kısmında tekrar değerlendirelim.” deyip aşağıdaki tablonun yanına koyuyorum. OKR’leri belirledikten sonra vakit kalırsa da bu fikirleri ilgili KR’leri eşlemeye çalışıyoruz hep birlikte. Bu da bazen bize gösteriyor ki bazı fikirlerimiz çok güzel olsa da aslında hedeflerimize pek de hizmet etmeyebiliyorlar:)
Diğer tüm yöntemlerde olduğu gibi bu yöntemde de (eğer inisiyatifleri belirlemişsek) mutlaka üreteceği değer-harcanacak efor perspektifinden değerlendirip Product Backlog’u besleyecek bir önceliklendirme sağlamasını hedefliyoruz.
OKR’lerinizi belirledikten sonra bir köşeye atmamanız, backlogunuzu bunlarla beslemeniz hem değerli işleri önceliklendirmede hem vizyon doğrultusunda ilerlemenizde hem de herkesin ortak katkısıyla ilerlemenizde çok yardımcı olacaktır. Örneğin biz her planlamamıza önce OKR’leri gözden geçirerek, nerede olduğumuzu anlamaya çalışarak ve almayı planladığımız işlerin o çeyrekteki OKR’lerimize hizmet edip etmediğini kontrol ederek başlıyoruz, size de şiddetle tavsiye ederim.
Bir sonraki yöntemde görüşmek üzere.
OKR ile ilgili bir sonraki yazı için: https://www.acmagile.com/blog/statik-ve-okr-birlesirse
Yorumlar